Il comunicato stampa rimane uno strumento fondamentale per comunicare novità, eventi e informazioni rilevanti ai giornalisti. Tuttavia, scriverne uno efficace richiede una buona dose di strategia e attenzione. Ecco quindici preziosi consigli per creare comunicati stampa che catturino l’attenzione e trasmettano il messaggio desiderato.
- Chiarire l’Obiettivo Fin dall’Inizio: Definisci chiaramente l’obiettivo del comunicato stampa. Vuoi annunciare un nuovo prodotto, condividere un successo aziendale o diffondere un avviso importante? Un obiettivo ben definito aiuta a mantenere la scrittura focalizzata.
. - Rispettare la famosa regola delle 5 W: Who,What,Where,When,Why: (Chi,Che Cosa, Dove, Quando,Perchè) Nel caso di un evento ad esempio, una semplice e-mail con un testo che, si limita alla biografia dell’artista che si esibirà (il 98 % delle volte copiata e incollata dal web) NON è un comunicato stampa ma, al massimo il testo di una “banale” newsletter.
. - Struttura e Titolo Coinvolgenti: Il titolo è la tua prima impressione. Deve essere conciso, coinvolgente e catturare l’essenza del comunicato. La struttura dovrebbe seguire il formato giornalistico classico: titolo, sottotitolo, sommario e corpo del testo.
. - Chiedersi a chi è rivolto il comunicato: in base a cosa vuoi promuovere, cerca di “targetizzare” il più possibile il gruppo di destinatari del tuo comunicato. (buona regola sarebbe scrivere più comunicati diversi personalizzati in base al destinatario e alla tipologia di testata)
. - Sintesi e Rilevanza: Concentrati sulle informazioni essenziali e rilevanti. Evita dettagli superflui e complicati. Ogni frase dovrebbe contribuire alla comprensione globale del messaggio.
. - Stile Obiettivo e Linguaggio Semplice: Scrivi in uno stile obiettivo e professionale. Evita il gergo aziendale e utilizza un linguaggio semplice e comprensibile. Immagina di spiegare il contenuto a qualcuno al di fuori del settore.
. - Citazioni e Testimonianze: Includi dichirazioni da figure di rilievo all’interno dell’organizzazione. Questo aggiunge autorevolezza e umanizza il comunicato. Testimonianze di clienti soddisfatti o esperti del settore possono anche arricchire il contenuto.
. - Dati e Statistiche Verificabili: Se possibile, supporta le tue affermazioni con dati e statistiche. Questi aggiungono credibilità al comunicato. Assicurati che le fonti siano affidabili e verificabili.
. - Conciso e Scansione Facilitata: Mantieni il comunicato di una lunghezza ragionevole. Evita discorsi prolissi e divagazioni. Utilizza paragrafi brevi, elenchi puntati e sottotitoli per facilitare la scansione da parte dei lettori.
. - Informazioni di Contatto Chiare: Includi le informazioni di contatto di una persona a cui i giornalisti possono rivolgersi per ulteriori domande. Questo dimostra disponibilità e apertura.
. - Presentati: se possibile rivolgiti al destinatario usando il suo nome. Un buon addetto stampa ha la sua lista di conoscenze. Se si invia un testo ad un giornale all’interno del quale non si ha nessun referente, prima di inviarlo si dovrebbe chiamare in redazione e farsi indicare nome e recapito del giornalista o del redattore potenzialmente interessato all’argomento del C.S. E’ buona prassi inoltre, avvertire il tuo “contatto” prima di inviare il comunicato, con l’opzione poi di un recall nel caso che, quello che il comunicato non venga pubblicato.Non essere però troppo molesto, tratta sempre bene e con tatto i tuoi contatti.
. - Revisione Attenta e Verifica Fatti: Non sottovalutare l’importanza della revisione. Errori grammaticali o informazioni errate possono compromettere la tua credibilità. Verifica accuratamente tutti i fatti e le informazioni fornite nel comunicato.
. - Segnala gli eventuali embarghi sia nell’e-mail di accompagnamento, sia nel comunicato e mi raccomando mettilo bene in evidenza. Purtroppo arrivano dei comunicati con degli embarghi “quasi” invisibili” nascosti all’interno del CS. I redattori hanno poco tempo e se l’’embargo non è segnalato in modo evidente c’è il rischio che sfugga a chi deve pubblicare la notizia.
. - E’ buona prassi che il comunicato venga distribuito tramite file PDF che come noto, è un formato leggibile da tutti i sistemi operativi. (Il file naturalmente non dovrà essere “protetto”) oltre al PDF è preferibile allegare anche una versione in word che può essere copiata/ incollata ed editata più agevolmente.
. - Crea una cartella stampa condivisa su Dropbox (o servizi cloud simili) e insieme al comunicato includi anche materiale di approfondimento (biografie, tabelle con dati, ecc ecc) e una serie di foto e immagini con una risoluzione adatta sia per il web che per la stampa su eventuali riviste cartacee. (l’ideale sarebbe creare due cartelle una con immagini per il web e l’altra con immagini ad alta risoluzione) Importante: le foto devono essere sia in formato rettangolare che quadrato, in modo da facilitare chi dovrà impaginare l’articolo. (chi riceve i vostri comunicati non sempre ha il tempo di editare le fotografie.)
Ricorda, un comunicato stampa efficace è una combinazione di scrittura chiara, struttura ben definita e messaggio rilevante.
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